5 Tipps für professionelle Videokonferenzen

Für viele kam mit den Regelungen zur Eindämmung der Corona-Pandemie der Wechsel vom Büro ins Homeoffice überraschend, vielleicht sogar überstürzt. Plötzlich hieß es: Meetings und Termine können nur noch per Videokonferenz stattfinden.

Das war gut und wichtig, zumal so die Gesundheit aller gewährleistet wurde und es trotz räumlicher Distanz möglich war, persönlich Gespräche zu führen. Anfängliche Schwierigkeiten beim Log-in, dem Download von Programmen und der Einrichtung von Bild und Ton wurden schnell gemeistert und nun sind wir alle Profis der digitalen Kommunikation – oder doch nicht?

Auch wenn durch die aktuell angekündigten Lockerungen der Maßnahmen Meetings mit mehreren Personen bald wieder möglich sein werden, ist die Videokonferenz besonders bei großen und dezentralisierten Unternehmen gekommen, um zu bleiben. Für eine professionelle Videokonferenz gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten:

1. Stabile Internetverbindung

Dieser vielleicht banal klingende Tipp ist die Grundvoraussetzung für eine gelungene Videokonferenz. Nichts ist störender als ein ständig unterbrochenes Gespräch mit verpixelten Bildern oder schlechter, abgehakter Tonqualität. Wenn Sie immer wieder mit WLAN-Ausfällen zu kämpfen haben, sollten Sie Ihren Computer näher an den Router rücken und prüfen Sie, ob Ihr Internetanschluss schnell genug ist.

2. Bild & Ton

Der perfekte Bildausschnitt ist der Bereich vom Scheitel bis zur Brust. Vom Kopf bis zum Bildschirmrand sollte noch ca. 1-2 cm Platz sein. Damit Sie Ihren GesprächspartnerInnen in die Augen schauen können, sollte die Kamera auf Augenhöhe sein. Bei Laptops liegt die Kamera dafür meistens zu niedrig. Stellen Sie den Laptop auf einen Schreibtischaufsatz oder einen Stapel Bücher. Wenn Sie „am Zug“ sind, erinnern Sie sich daran, direkt in die Kamera zu blicken. Ihr Gesicht sollte – bestenfalls im Tageslicht – gut ausgeleuchtet und nicht im Schatten sein.

Sprechen Sie deutlich, aber auch entspannt. Vermeiden Sie Störgeräusche wie Geschirrspüler, Kaffee- oder Waschmaschine, Radio oder parallel stattfindende Gespräche. Wenn Sie noch einen Schritt weiter in Richtung Professionalität machen wollen, investieren Sie in ein gutes Mikrofon und eine Tageslichtlampe.

3. Vordergrund & Hintergrund

Es mag zwar interessant sein, wie die Arbeitskollegin wohnt oder welchen Einrichtungsstil der neue Kunde hat, jedoch sollte das nicht vom eigentlichen Gespräch ablenken. Somit ist auch die Gestaltung des Bildhintergrunds wichtig. Achten Sie auf ein klares, aufgeräumtes Umfeld ohne direkte Lichteinstrahlung oder Gegenlicht. Ein Glas Wasser oder eine Tasse Kaffee können natürlich im Blickfeld stehen. Sofern man sich nicht zu einem Businessfrühstück oder einem Lunch Call verabredet hat, verzichten Sie aber darauf, während des Gesprächs zu essen.

4. Haltung & Höflichkeit

Eine aufrechte, selbstbewusste Körperhaltung ist nicht nur für Face-to-Face-Gespräche empfehlenswert. Die goldene Regel „Kopf hoch – Schultern senken –Rücken gerade“ gilt auch für Videokonferenzen.

Wenn Sie während der Konferenz Unterlagen suchen müssen oder sich Notizen machen möchten, erwähnen Sie das im Gespräch mit Ihrem Gegenüber. Nehmen Sie danach wieder Blickkontakt auf, um zu signalisieren, dass Sie wieder zu 100 Prozent aufnahmefähig sind.

Die Höflichkeit gebietet es natürlich, die Videokonferenz nicht plötzlich und ohne Ankündigung zu verlassen und nicht parallel an anderen Projekten zu arbeiten (Tippgeräusche vermeiden). Stellen Sie Ihr Telefon während des Calls auf lautlos.

5. Lächeln

Ein Tag ohne Lächeln ist ein verlorener Tag, sagte Charlie Chaplin. Nehmen Sie sich diesen Spruch zu Herzen und lächeln Sie zwischendurch, aber vor allem zu Beginn und am Ende des Gesprächs. Ein freundliches „Willkommen“ und ein herzliches „Auf Wiedersehen“ wirkt verbindend und man fühlt sich trotz #socialdistancing dem anderen etwas näher.