Interne Kommunikation: die besten KI-Tools, die Kommunikationsverantwortliche kennen sollten

Manches ändert sich nie: Die interne Kommunikation ist in Unternehmen nach wie vor ein wichtiger Erfolgsfaktor und trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei. Anderes ändert sich dafür rasant: Künstliche Intelligenz (KI) macht auch vor der internen Kommunikation nicht Halt und ist ein leistungsstarkes Werkzeug, sofern sie richtig eingesetzt wird. In diesem Beitrag stellen wir vor, wie KI die interne Kommunikation in der Praxis optimieren kann und welche Tools wirklich empfehlenswert sind.

Vorteile der Verwendung von KI-Tools für die interne Kommunikation

Durch den Einsatz von KI-Tools entstehen zahlreiche Vorteile für das Unternehmen: Zuallererst spielt Zeitersparnis eine wesentliche Rolle. Automatisierte Kommunikationsprozesse reduzieren den Zeitaufwand für repetitive Aufgaben, wodurch Mitarbeitende sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können. Dies führt in weiterer Folge dazu, dass die Effizienz gesteigert wird. Informationen werden in Sekundenschnelle bereitgestellt und verbessern dadurch die Arbeitsabläufe. Auch die Entscheidungsfindung für Führungskräfte wird durch den breiten und schnellen Zugang zu relevanten und gut aufbereiteten Informationen erleichtert. Schließlich tragen die erwähnten Vorteile auch zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung bei. Transparente Kommunikation und effiziente Arbeit fördern die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und binden sie so langfristig an das Unternehmen.

Wie KI-Tools die interne Kommunikation optimieren

1. Echtzeit-Übersetzungen für globale Teams

Unternehmen mit internationaler Präsenz sehen sich oft mit Sprachbarrieren konfrontiert. KI-Übersetzungstools wie beispielsweise DeepL können Echtzeit-Übersetzungen liefern und eine reibungslose Kommunikation zwischen Teams in verschiedenen Ländern und Sprachen ermöglichen.

2. Automatisierte Nachrichtenzusammenfassungen

Lange E-Mails und Berichte können zeitaufwendig sein und wertvolle Ressourcen kosten. Mit KI-Tools können automatisch die wichtigsten Informationen aus Dokumenten extrahiert und in prägnanten Zusammenfassungen präsentiert werden. Das spart Zeit und ermöglicht eine unkomplizierte und schnelle Informationsverbreitung.

3. Schnelle Hilfe durch Chatbots

Speziell für interne Zwecke programmierte Chatbots können häufig gestellte Fragen beantworten und Mitarbeiter:innen bei einfachen Anliegen sofort unterstützen. Auch für das Onboarding können interne Chatbots eine Hilfe sein. Antworten auf Fragen wie beispielsweise die Erklärung des Ordnungssystems oder eine Auflistung der

verfügbaren Ressourcen im Büro können von der Künstlichen Intelligenz übernommen werden. Die deutliche Reduktion der Wartezeiten führt somit zu einer Effizienzsteigerung.

4. Personalisierte Inhaltsvorschläge

Künstliche Intelligenz kann das Kommunikationsverhalten von Mitarbeitenden analysieren und personalisierte Vorschläge für relevante Informationen machen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jede:r Zugang zu relevanten Informationen hat.

5. Erkennung von Stimmung und Feedbackanalyse

Aus Texten oder Unterhaltungen kann die Stimmung von Mitarbeitenden abgeleitet werden. Das ermöglicht es einem Unternehmen, frühzeitig auf Probleme oder Unzufriedenheit zu reagieren, wodurch wiederum die Mitarbeiterbindung gestärkt wird. Wird das Feedback von Mitarbeitenden analysiert, können außerdem personalisierte Lösungen für individuelle Bedürfnisse und Anliegen entwickelt werden.

Unsere Empfehlungen für die Praxis

In der großen und schnell wachsenden Welt der KI-Tools kann schnell der Überblick verloren gehen. Die folgenden Empfehlungen sind keine Werbung, sondern beruhen auf unseren Erfahrungen und werden von uns genützt.

• Für die Erstellung von Texten wie bspw. internen Newslettern kann Neuroflash oder QuillBot verwendet werden.
• Die Transkription von Audio- und Videodateien wird verwendet, um Gespräche und Meetings in schriftliche Dokumente umzuwandeln. Dafür eignet sich das Tool Riverside.
• Als Alternative zum Klassiker ChatGPT, kann Claude verwendet werden. Dieses KI-Tool kann unter anderem auch PDF- und andere Dateien lesen.

• Wenn Sie Schulungsvideos erstellen möchten, hilft io. Unterlagen für Ihre Schulungen oder Kurse können Sie mit Courseau generieren.
• Mit Adobe Podcast können Sie Ihren Unternehmens-Podcast qualitativ mit nur wenigen Klicks immens aufwerten.
• Sie haben Arbeitsabläufe, die sich häufig wiederholen? Das Tool Bardeen nutzt künstliche Intelligenz, um diese zu verschlanken.
• Der Ton macht die Musik! Durch eine freundliche Tonalität, auch bei internen Nachrichten, kann das Miteinander verbessert werden. Polite Post hilft unkompliziert dabei, selbst den dritten Reminder noch ultrahöflich klingen zu lassen.
• Wer in internationalen Teams arbeitet, möchte oft die eigenen Englischkenntnisse verbessern. ELSA AI hilft dabei, für Konversationen auf Englisch sattelfest zu werden. Außerdem ermöglicht dieses KI-Tool sogar die Erstellung von rollenspielbasierten Unternehmensszenarien.
• Wir sind uns bewusst, dass viele der zuvor vorgestellten KI-Tools derzeit hauptsächlich in englischer Sprache verfügbar sind. Aber auch dabei gibt es Unterstützung: Der weltbeste Übersetzer DeepL hilft auch bei der Anwendung von KI.

Datenschutz nicht vergessen!

Obwohl die Vorteile der Verwendung von KI-Tools offensichtlich sind, darf nicht auf wesentliche Prinzipien wie Sicherheit und Datenschutz vergessen werden. Während KI-Technologien zweifellos zur Effizienzsteigerung beitragen können, müssen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um unbefugten Zugriff auf vertrauliche Unternehmensdaten zu verhindern. Außerdem müssen Datenschutzvorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa eingehalten werden.

Implementierung von KI-Tools für die interne Kommunikation im Unternehmen

Um KI-Tools erfolgreich für die interne Kommunikation in ein Unternehmen zu implementieren, bedarf es einer sorgfältigen Planung und Umsetzung. Zuallererst sollte eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um Herausforderungen und Engpässe zu identifizieren und den konkreten Bedarf für KI-Tools zu ermitteln. Im Anschluss folgt die Auswahl geeigneter Tools, die den Anforderungen und Zielen des Unternehmens entsprechen. Dabei sollten Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit oder eine mögliche Integration in bestehende Systeme berücksichtigt werden. Schließlich müssen die Mitarbeitenden beispielsweise durch Schulungen den Umgang mit den neuen KI-Tools erlernen, sodass diese effektiv genutzt werden können.

Künftige Entwicklungen und Trends in der internen Kommunikation mit Künstlicher Intelligenz

Die Zukunft der internen Kommunikation wird zweifellos von weiteren Fortschritten in der KI-Technologie geprägt sein. Eine vielversprechende Entwicklung ist die verstärkte Integration von KI in virtuellen Meeting-Plattformen. Einerseits wird das Meeting-Erlebnis noch realistischer, wodurch das Teamgefühl trotz räumlicher Distanz erhalten bleibt. Andererseits könnten KI-gesteuerte Assistenzkräfte in naher Zukunft automatisch Aufgaben wie das Protokollieren von Notizen oder das Erstellen einer Agenda während Besprechungen übernehmen und so die Zusammenarbeit erleichtern.

Darüber hinaus nimmt die Fähigkeit von KI, natürliche Sprache zu verstehen und zu verarbeiten, weiterhin zu. Das bedeutet, dass Chatbots und virtuelle Assistent:innen noch komplexere Aufgaben bewältigen können, wodurch Mitarbeitenden schnell und effektiv geholfen werden kann. Durch ihr Sprachverständnis erleichtert Künstliche Intelligenz außerdem die Analyse von Feedback und der allgemeinen Stimmung unter den Mitarbeitenden und kann so Unzufriedenheit oder Probleme frühzeitig erkennen.

Resümee

Insgesamt kann KI die interne Kommunikation in Unternehmen effizienter, personalisierter und reaktionsfähiger gestalten, was zu einer besseren Mitarbeiterbindung, höherer Produktivität und einem insgesamt positiveren Arbeitsumfeld führen kann. Es ist jedoch wichtig, KI mit Bedacht und unter Berücksichtigung von Datenschutzrichtlinien einzusetzen.